Top četiri načina za poboljšanje efikasnosti na radnom mestu

Da li se ikada osećate kao da vam svaki zadatak traje zauvek? Ako osećate da vam se noge vuku na poslu i tražite način da stvari idu malo brže, postoji nekoliko korisnih saveta za vas.

Ovo je trik za efikasnost sa kojim bi trebalo početi. Započnite dan tako što ćete identifikovati zadatke kojima je potrebna hitna pažnja i one koji mogu da sačekaju. Razmislite o korišćenju Ajzenhauerove kutije, jednostavnog alata za donošenje odluka, da biste kategorizovali zadatke u četiri kategorije: hitne i važne, važne, ali ne hitne, hitne, ali ne važne, i ni hitne ni važne. A ovo vam takođe pomaže da se fokusirate na jedan po jedan zadatak. Iako više zadataka može izgledati efikasno, često dovodi do smanjenja produktivnosti i povećanog broja grešaka.

Osim toga, višestruki zadaci su gori od jednog, jer su zadaci generalno dosadni. Ovaj jedinstveni fokus omogućava kvalitetniji rad i zapravo može ubrzati vaš ukupni učinak jer ne menjate stalno brzine između zadataka.

Vaše fizičko i digitalno radno okruženje može značajno uticati na vašu produktivnost. Organizujte svoj radni prostor da smanjite nered i ometanja, čak i ako su ometanja zaista zabavna, poput biljaka. Investirajte u udobnu stolicu i sto koja podstiče dobro držanje i smanjuje fizički napor.

Digitalno, održavajte računar organizovanim: sredite radnu površinu, sortirajte datoteke i zatvorite kartice i aplikacije koje se ne koriste. Tehnologija takođe može pomoći u automatizaciji svakodnevnih delova vašeg posla. Pokušajte da istražite prečice i funkcije da biste poboljšali tok posla. Budite jedan od onih ljudi koji kucaju samo nekoliko ključeva odjednom. Budite oni!

Previše komunikacije, posebno nepotrebnih sastanaka, može biti veliki gubitak vremena. Poboljšajte efikasnost komunikacije tako što ćete biti koncizni u svojim imejlovima i porukama i agresivno izbegavajte sastanke, ako možete (veliko pravilo). Ovo dovodi do toga da ne govorite više, što vam omogućava da budete realniji u pogledu onoga što možete postići. Da biste učinili komunikaciju efikasnijom, razmotrite asinhrone alate kao što je Slack, koji omogućavaju ljudima da reaguju sopstvenim tempom, ali u zadatom vremenskom okviru.

Ovo može izgledati kontraintuitivno za poboljšanje efikasnosti, ali stručnjaci kažu da periodične pauze i usporavanje mogu sprečiti sagorevanje i poboljšati ukupnu produktivnost. To može biti tokom celog dana – tehnike poput Pomodoro tehnike, gde je rad podeljen na intervale – tradicionalno 25 minuta, nakon čega sledi pauza od pet minuta – mogu da vam očuvaju um svežim i fokusiranim. Ili van radnog dana, da biste sebi dali vremena za razmišljanje. Na ovaj način možete identifikovati sve obrasce koji vas usporavaju i izvršiti prilagođavanja.